医療機関の方向け|YaDoc Quickご利用マニュアル

2. 初期設定

2-1. ログイン

YaDoc Quickへの申込フォームを送信すると、入力したアドレス宛にメールが送られます。

件名:【YaDoc Quick】※重要※ 申込みの御礼と設定方法等のご案内

メール本文の「YaDoc Quickにログインする」より、ログインが可能です。

※初回パスワードも送付されますので、ログイン後パスワード変更を推奨します。
※ログインIDはメールアドレスとなります。
※ID・パスワードともに、別途お控えください。


2-2. 医療機関情報の確認

ログイン後、左上の医療機関名を押すと、医療機関の基本情報確認画面に遷移します。
申し込み時に入力した情報が正しく反映されていることをご確認ください。

2-2-2.パスワードの変更

医療機関情報の「管理者」セクション下部に「パスワード」の項目があります。「変更」ボタンを押し、任意のパスワードに設定ください。 パスワードは医療機関で保管し、紛失することのないようご留意ください。

2-2-3.医療機関情報に誤りがある場合

医療機関情報に誤りがある場合は、YaDoc Quickサポートセンターまでご連絡ください。 サポートセンターの連絡先については「4-4.お問い合わせ」よりご確認いただけます。

2-2-4.ウェブサイトへの掲載

当社が運営するYaDocウェブサイトにてオンライン診療実施医療機関を検索できるページをご用意しております。

掲載をご希望する場合は、「変更」ボタンより、情報掲載を「希望する」に選択の上、必要事項を入力し送信をしてください。

※ウェブサイトへの反映までに約1週間程度かかります。


2-3. 受付窓口

患者さんへの請求は、あらかじめ用意したクレジットカード・銀行振込などの請求方法を受付科目ごとに適用することができます。 本項では、受付科目に設定するための準備についてご説明します。

「受付窓口」ボタンを押して、次に「一般」が選択されていることを確認ください。

※受付科目の設定については「2-4.予約受付科目の設定」をご覧ください。

2-3-1. 予約フォーム

各項目の詳細説明です。

①URL

患者さんに周知するURLとなります。
※予約をするページのURLです。

「オンライン診察予約フォーム」バナー
診察予約フォームのご案内バナーをご用意しています。貴院ホームページへの掲載などにご活用ください。
ダウンロード[Zip / 698KB]

② ボタン

予約フォームへのボタンをウェブサイトに設置するためのコードを作成できます。
自院のホームページで、患者さんがクリックできるようにするためのコード設定です。

  • ボタン表記、カラー、表示位置を選択しコピーを押すとリンクがコピーされます。
  • ホームページ掲載時に、コピーしたコードをご利用ください。

③ ポスター

予約フォームへのQRコード付きのポスターが生成できます。医療機関内に掲示したり、患者さんにお渡しするなどしてご活用ください。

  • 「ポスターを印刷」を押すと施設名・用途種別(診察・服薬指導)が表示されますので、該当項目の入力・選択をします。
  • 入力、選択項目が確定しましたら、印刷ボタンを押します。

※ポスター見本

2-3-2. 決済方法の設定

YaDoc Quickを活用した際に、患者さんからの診療費請求手段として、「クレジットカード」「リンク決済」「銀行振込」「代金引換」「次回対面時請求」の5つをご利用いただくことができます。ご利用予定の請求方法について、以下を参照のうえ、あらかじめご準備をお願いします。

(1)クレジットカード

Stripe(即時決済)
クレジットカードの「利用開始」ボタンを押し、必要項目を入力します。Stripeでの登録内容についてはこちらをご確認ください。
※請求にクレジットカードを用いる場合、Stripe社による審査があります。審査通過までは銀行振り込みや対面診察時の回収など、その他の請求方法をご利用ください。

リンク決済
請求フォーム内に請求情報を貼り付けて、送信します。
STORES、SONYペイメント等で作成した請求情報のURL(請求リンク)をYaDoc Quickの請求フォームで送信することができます。
※外部サービスのご利用にあたっては、医療機関様でのご契約が必要です。

(2)銀行振込

銀行振込の「設定」ボタンを押し、必要項目を入力してください。

※振込期限目安は、請求日から「なし・7日・14日・21日・28日」から選択できます。

(3)代金引換

請求フォームで請求金額と明細を送信します。
処方薬などを配送する場合、代金引換をご利用いただくことができます。
※配送登録や配送金額の決定にあたっては、各配送サービスとご契約の上、医療機関様で実施してください。

(4)次回対面時

請求フォームで請求金額と明細を送信します。
次回の対面診察時にまとめて窓口でお支払いいただく場合は、こちらを選択ください。オンライン診察時に特別ご用意いただくものはありません。

2-3-3. 通知アドレスの追加

YaDoc Quickに関連するメールを受け取るメールアドレスを追加することができます。追加ボタンより、受け取り希望のアドレスをご登録ください。

登録されたメールアドレスには、以下の内容が送信されます。

  • 患者の予約に関するメール(新規、編集、取消)
  • 診察リマインドメール(前日、当日)
  • 患者の請求に関するメール

2-3-4. 処方・薬剤の配送設定

処方せんを患者さんへ郵送もしくは直接手渡しをする設定ができます。
下記3項目より選択していただき、設定しましたら保存を押します。

(1)選択項目

  • 処方せんを患者へ郵送・直接手渡し(予約時の薬局選択なし)
  • 処方せんを患者が指定した薬局へFAX送信(予約時の薬局選択あり)
  • 自施設から薬剤配送(院内処方・薬局)

※初期値「処方せんを患者へ郵送・直接手渡し(予約時の薬局選択なし)」

(2)門前薬局指定

1.「処方せんを患者が指定した薬局へFAX送信(予約時の薬局選択あり)」を選択した場合、「門前薬局指定(任意)」と表示されます。
2. 指定する場合、右側の追加を押します。

※下記画像参照

3. 門前薬局が検索できるポップアップが表示され、「薬局名で検索」「自施設から近い順」のどちらかで検索をして、選択します。

4.選択が完了しましたら、追加を押します。

薬局選択後の削除・追加の場合

削除:選択した薬局名右端の「削除×」を押して削除します。
追加:再度上記内容にて検索し選択します。

※最大10件まで追加可能。
※すでに10件選択している場合は追加ボタンが押せません。
※絞り込み「□オンライン服薬指導対応」は弊社で把握している薬局となります。

(3)ヤマト配送連携

患者さんが予約時に薬の受け取り方法(配送もしくは院内受け渡し)を選べるようになります。
「自施設から薬剤配送(院内処方・薬局)」を選択した場合、配送連携の項目が表示されます。

ヤマトビジネスメンバーズをご登録いただいている場合

配送連携「ヤマトビジネスメンバーズB2クラウド APIキー 未設定」の利用開始を押して、APIキーを入力できる画面が表示されたら、すでに発行されているAPIキーを入力し「保存」を押します。

※入力後ヤマトビジネスメンバーズB2クラウドの番号が表示されます。
※接続解除の場合は接続解除を押します。
※詳細はこちらをご覧ください。


2-4. 予約受付科目の設定

YaDoc Quickでは、用途に応じた受付科目を設定することができます。
患者さんにどのような項目を入力してもらいたいか、どの請求方法を適用したいか等、自由に設定いただくことができます。

  • 「受付窓口」ボタンを押し、次に受付科目横の「新規作成」を押してください。
  • 画面右下にある「編集」を押すことで、各項目が編集できるようになります。
  • 画面右下の「保存」ボタンを押すと、編集内容が保存されます。

2-4-1. 受付科目

科目名(必須項目)

科目の題名として、患者さんが予約する際に確認できます。

科目説明文(必須項目)

患者さんが予約フォームを入力する科目の補足文として表記されます。

ステータス

公開・非公開と選択が可能
※複数科目作成をして全科目非公開時は、「予約を受け付けておりません」となります。

2-4-2. 予約カレンダー

【設定】

予約受付期間
当日から、「1週間から12週間」までからお選びください。

予約受付締切
「開始時刻の直前」「開始時刻の30分前」「開始前日23:59まで」「開始前日11:59まで」からお選びいただくことができます。

【定期予約】

予約受付時間
受付可能時刻の設定をしてください。
曜日や時間枠(30分毎)に、対応可能人数を設定をしてください。

【個別予約可能日】

定期予約以外で設定したい日時を設定できます。

【予約受付時間】【個別予約可能日】について

  • 「選択項目に適用」は、曜日・時間を選択した箇所に一括して人数を設定できます。
  • 予約時間は、0:00~24:00(23:30)で任意に設定いただくことができます。
  • ひとつの予約枠内に予約できるのは最大20名までですが、患者さんへの予約完了メールには同じ診療開始時間が表記されていますのでご留意ください。

【予約不可日】

定期予約を設定後、休診日等予約を受け付けない日を設定する事ができます。

※定期予定、個別予定可能日よりも優先して設定されます。
※日付を過ぎると表示されなくなります。

2-4-3. ヒアリング項目

必須や任意設定した場合は補足文は必須設定となります。

補足文の初期設定では例文(下記参照)が入っているため、設定内容に合う内容を入力してください。

自由記述欄

「必須」・「任意」・「使用しない」から選択。

自由記述欄補足文

例)気になることや伝えたいことがあれば記入してください。

画像添付

「必須」・「任意」・「使用しない」から選択。

画像添付補足文

例)共有したい画像があれば添付してください。最大5枚まで添付可能です。

2-4-4. 通話

電話・ビデオ通話よりご利用方法を選択します。

電話
使用しない・使用するを選択してください。
※初期設定時は使用する。

ビデオ通話
ZoomもしくはTeamsを選択してください。

  • ビデオ通話は受付科目ごとに1アカウントずつ接続します。
  • ビデオ通話にZoomを用いる場合、本設定時にZoomのサインイン情報が必要です。サインイン情報を用意のうえ「通話方法」セクション内の「接続する」ボタンを押し、画面の指示に従ってご登録ください。

※電話とビデオ通話を両方OFF(使用しない)に選択した場合、連絡事項欄が表示され予約時刻に行っていただく内容を記載いただく必要がございます。(入力必須項目)患者さんの予約完了メール内に表示されます。

2-4-5. 申込者

患者さんに入力していただく項目を選択します。

  • 氏名、生年月日、電話・メールアドレス(どちらか)は必須項目となっております。
  • その他項目につきましては、「必須・任意・使用しない」にて設定をしてください。

※患者さんがメールアドレス認証での予約の場合はメールアドレスが必須項目となり、電話番号で認証の場合は電話番号が必須項目となります。また、予約詳細画面ではどちらかの表示となります。

2-4-6. 決済

設定したい項目にチェックを入れます。

※クレジットカードを選択の場合は、Stripe決済かリンク決済のどちらかを選択して保存します。
※患者さんが予約する際に、設定された項目の中から支払い方法を選択します。